Любая современная компания задумывается о рациональном расходовании средств на ежедневные нужды, такие как офисная бумага, электричество и др. К тому же крупным компаниям нужно больше денег для поддержания печатной техники в надлежащем виде, а также покупки расходников. Фирма-аутсорсер помогает экономить финансы на функционирование данной рутинной работы.
В сегодняшнем материале ALSI рассказывает редакции Bluescreen, какое решение помогает организации оптимизировать подобные второстепенные статьи бюджета, в частности печатную инфраструктуру, сократить траты на сервисное обслуживание и увеличить срок эксплуатации аппаратуры.
Комплексное решение таких задач обеспечивает услуга аутсорсинга печати – Managed Print Services. MPS дает большие плюсы при меньшей стоимости, из основных - улучшенное качество сервиса и используемых материалов.
Виды аутсорсинга печати
Управляемая услуга печати – это передача печатного процесса (от организации – аутсорсинговой IT-компании) на договорной основе. Такая возможность существенно облегчает документооборот в клиентской фирме. Обычно различают два вида услуги:
·IT-компания, которой передан печатный процесс заказчика, будучи исполнителем, сама оплачивает все необходимое оборудование.
·IT-компания использует технику клиента на базе регулярного обслуживания по гарантийным условиям.
О бюджете на печать
Расходы на печатные функции включают общие затраты на управление, оптимизацию техники (принтеры, МФУ), гонорары сотрудникам, ответственным за копировальную технику и печатное оборудование.
Фирма-исполнитель в случае с Managed Print Services берет на себя такие задачи с предварительным аудитом текущей ситуации в заказчике.
Об аудите и процедуре аутсорсинга печати
Аудит позволяет проанализировать печатные процессы, рассмотреть документацию, связанную с ними, оценить расходы и в результате предложить рекомендации по их уменьшению.
·Сначала выявляются основные требования заказчика к печатной офисной технике, в том числе подразделения организации, в которых нужна установка оборудования.
·Определяются и ликвидируются неэффективные пункты ныне функционирующей печатной структуры.
·Специалисты из фирмы-аутсорсера подбирают технику, соответствующую запросам клиента.
·Далее – ее установка в необходимых отделах, затем она тестируется, и в заключении даются консультации по ее использованию.
Преимущества услуги
·Снижение стоимости печати ввиду отсутствия единовременных затрат на закуп оборудования;
·Нет нужды в самостоятельном ремонте и заправке оборудования;
·Нет необходимости закупать расходники;
·Работа оборудования в режиме «нон-стоп» благодаря оперативной реакции фирмы-исполнителя при поломке (услуги техподдержки);
·Профессиональная помощь по разнообразным печатным вопросам;
·Наличие адекватной статьи расходов.
Выводы. Аутсорсинг печати снижает нагрузку на ИТ-персонал организации, высвобождая ее ресурсы, тем самым направляя усилия на главные бизнес-задачи. Если оборудование ломается, не нужно искать профильные сервис-центры, все вопросы решает фирма-аутсорсер, в том числе поиск и запуск расходных материалов.
Вернуться к новостям
