Бизнес-процестерді автоматтандыру күш-жігерді жақсырақ үйлестіруге көмектесетіні және нәтижелердің жоғары дәлдігіне кепілдік беретіні белгілі. Басқаша айтқанда, компанияға осындай сервисті енгізу пайданы ұлғайтуға, уақытты үнемдеуге және тиімділікті арттыруға мүмкіндік береді. Bluescreen.kz редакциясы бизнес-процестерді автоматтандырудың айқын артықшылықтары қандай екенін білуді шешті. ALSI CRM және интернет-жобаларын дамыту бөлімінің project-менеджері Александр Васильев бұл туралы толығырақ айтып берді.
Александр Васильев, ALSI CRM және интернет-жобаларды дамыту бөлімінің project-менеджері
Бизнес-процестерді автоматтандыру дегеніміз не
Қарапайым тілмен айтқанда, автоматтандыру (және тек бизнес-процестер ғана емес) — бұл машинаға күнделікті орындалатын және ұзақ уақыт бойы өзгермейтін тапсырмаларды беру мүмкіндігі. Автоматтандырудың қарапайым мысалы - оятқыш. Біз оған белгілі бір уақытта ояту міндетін бердік.
Егер бизнестегі автоматтандыру туралы айтатын болсақ, онда ол ең көп таралды. Шоттарды қалыптастыру, жүктемелерді бөлу, мәмілелерді жүргізу, қызметкерлерді оқыту. Орташа статистикалық компанияның кез-келген бөлімінде автоматтандыру қолданылады.
Автоматтандыру кімге қажет екендігі туралы мәселені көтеру дұрыс емес. Автоматтандыру жаңа қызметкерлерді тартпай-ақ бизнесті кеңейтуге мүмкіндік береді. Сондықтан біз қазіргі әлемде «ұшатын» стартаптарды көре аламыз, бірақ оларда тек 10 адам жұмыс істейді.
Бизнес-процестерді автоматтандыру неден басталады
Автоматтандыруды әртүрлі жолдармен бастауға болады. Дұрыс нұсқа жоқ.
Кейбіреулер жаңа жұмыс жүйесіне «ауыр» ауысумен кешенді тәсілді қалайды. «Реформаторлар» деп аталатын. Кешенді тәсіл - бұл компанияға ірі жүйені енгізу, онда ол мүлдем болмауы мүмкін.
Алдымен «тар» жерлерді талдап, содан кейін автоматтандырылған бизнес-процесті қалыптастыратындар бар. «Тар» жерлер - бұл бизнес-процестің жалпы ағымын тежейтін құжаттаманың немесе тапсырмалардың ұзақ кідірісі. Мысалы, бухгалтерияның жүктемесіне байланысты тапсырыс үшін төлемді растауды ұзақ уақыт күтуге тура келеді. Уақыт жоғалады, жөнелту, жеткізу және т.б. кейінге қалдырылады.
Мен екінші нұсқаны ұсынар едім. Көбінесе процестер ағыны тоқтап қалмас үшін бірнеше «нүктелік соққыларды» қолдану қажет. Осыдан кейін ғана сіз қол жетімді автоматтандырулардан бастап, оларды дамыта аласыз.
Бизнес-процестерді автоматтандырудың артықшылықтары қандай
Мен бұған дейін ең тривиальды автоматтандыру оятқыш екенін айтқан болатынмын. Оның артықшылығы неде? Айқын - ол нақты уақытта іске қосылады. Ал уақыт - қазіргі әлемдегі басты ресурс. Негізінде, автоматтандыру арқылы біз қызметкерге басқа тапсырмаларды орындауға уақыт береміз. Тиісінше, оның өңдеу жылдамдығы артады.
Интернет-дүкенде тапсырыстарды өңдейтін гипотетикалық Васяны алайық. Сайттың әкімшілік бөлігінде ол себеттен «түсетін» тапсырыстарды көреді. Вася әр тапсырысты ашады, ондағы тауарлар тізіміне қарайды және осы тауардың қоймада бар-жоғын тексере бастайды. Ең жағымсыз нұсқада Вася қоймаға жаяу барып, аталған өнімді іздейді. Бұл уақыт. Бұл тек Васяның уақыты емес. Бұл тауардың бар-жоғын растайтын Васяның қоңырауын күтетін клиенттердің уақыты. Мұнда біз автоматтандырудың бірінші сәтін көреміз: тапсырыста қолда бар тауарларды көрсету. Яғни, тапсырысты ашқан кезде Вася бірден 4 тауардың 3-і қоймада бар екенін көруі керек. Тиісінше, ол клиентке қоңырау шалып, бұл туралы айта алады. Енді кеңсе мен қойма арасында жүгіріп, «табанды асфальтқа тоздырудың» қажеті жоқ.
Осылайша, біз тапсырыс ағынын барлық тауарлар бар және тауарлар жоқ жерлерге бөле аламыз. Ал Вася алдымен тауар бар және оны растау қажет болатын тапсырыстарды өңдейді. Содан кейін сіз балама нұсқаларды ұсына алатын тапсырыстарға кірісесіз. Автоматтандырудың артықшылықтары айқын деп үміттенемін. Уақыт, дәлдік, ақпараттылық.
Бизнес-процестерді автоматтандыруды енгізудегі қиындықтар туралы
Ағымдағы технологиялық жағдайда - автоматтандыруды енгізу кезінде қиындықтар азаяды. Дегенмен, әрқашан бірнеше шек бар:
1.Адам. Адам факторы әрқашан автоматтандырудың дамуына кедергі келтіреді. Бұл негізінен машина өз жұмысын алады деп түсінетін және қорқатын «түймебасқыштар». Біршама аз автоматтандырудан үлкен жастағы адамдардан қорқады, олар жұмыс процесінің өзгеруіне онша бейім емес. AutoCAD сияқты БЖ пайда болғаннан кейін 30 жылдан астам уақыт өтсе де, әлі де қолмен сурет салатын 60 + адамдар бар. Таңқаларлық, бірақ факт.
2.Әзірлеу. Егер бастапқыда дұрыс емес немесе нақты емес тапсырма болса, әзірлеу қиын болуы мүмкін. Сондай-ақ, егер әзірлеушінің мәселені шешуге құзыреті болмаса. Біз бұған жиі тап боламыз. Интернетте «бір жарым күнде IT-ге кіруге» уәде беретін көптеген сайттар пайда болуда және бұл сұхбатта өзін қалай ұсыну керектігін білетін, бірақ қалай дұрыс кодтау керектігін білмейтін дүмшелер толқынын тудырды.
3.Тағы бір қиындық – пікір айырмашылығы. Мұны анық түсіндірген дұрыс. Мысалы, сату бөлімі бар. Менеджерлер жұмыс орнына келу уақытын және кету уақытын толтыру керек екеніне наразы. Нәтижесінде біз осы процесті автоматтандыру туралы ақпарат жинай бастаймыз. Ең қарапайымы – сауалнама: тұтынушы нені қалайды? Біреуі пластикалық карталар мен турникетті қалайды, екіншісі икемді кестені қалайды, ал үшіншісі «Келді» және «Кетті» деген екі түймені қалайды. Төртіншісі перфокарталар мен зауыттық қоңырауды есіне алды... Сондықтан қиындық бар – бәріне ұнау деген.
Бизнес-процестерді автоматтандыру кімге қажет?
Іс жүзінде кез-келген заманауи жүйеде автоматтандыру белгілері бар. Күн сайын олардың барлығы жетілдіріліп отырады, олар үшін жаңа модульдер, жаңа әзірлемелер пайда болады. Сондықтан нақты шешімдерді бөліп көрсету қиын. Керісінше, басқаларға қарағанда автоматтандыруды қажет ететін бизнестің 5 бөлімін бөлуге болады:
1.Әкімшілік. Кеңсе және электрондық құжат айналымы. Бұл бөлімді кез-келген бизнесте автоматтандыру қызметкерлер мен олардың құжаттарына қатысты тәртіпке әкеледі. Электрондық цифрлық қолтаңбалар көптеген заманауи мәселелерді шешеді.
2.Бухгалтерия. Бизнес-процестерді дұрыс баптау адам факторының теріс әсерін азайтады. Машина төлем құжатын жүргізуді ұмыта алмайды. Машина шот-фактураны ұсынуды ұмыта алмайды. Ал адам оңай.
3.Сату бөлімі. Көптеген қызметкерлер, әсіресе жас кезінде, қоңырау және пошта арқылы жұмыс істеуге дағдыланған. Бұл ретте Kanban қолданбай, айталық, бұл «қатып қалған» мәмілелерді немесе төлемнің жоқтығын бақылауға мүмкіндік береді. Мен жеке тәжірибемде бір жыл бойы қоймада жөнелтілмеген тауарлары бар адамдарды кездестірдім.
4.Техникалық қолдау. Жаңа тонерге өтінімдер, принтерді жөндеу, ноутбуктер немесе тінтуірлер сатып алу. Мұның бәрі бөлімнің де, басшылықтың да бір жерде бірдеңе жоғалып кетті деген шағымдары болмауы үшін тамаша тәртіпте болуы керек.
5.Басшылық. Бұл бизнестегі ең маңызды бөлім және оны автоматтандыру қажет. Ақпараттың түсуі, сату шұңқырлары, сатып алуды қадағалау, келіссөздер жүргізу және т.б. Егер басшылық бизнесті автоматтандырғысы келсе, бірақ сол жолмен жүрмесе – әрекеттер сәтсіз болады.
Жаңалықтарға оралу
