10.10.2022

Кез-келген заманауи компания кеңсе қағазы, электр энергиясы және т.б. сияқты күнделікті қажеттіліктерге қаражатты ұтымды жұмсау туралы ойлайды. Сонымен қатар, ірі компанияларға баспа техникасын дұрыс ұстау, сондай-ақ шығын материалдарын сатып алу үшін көбірек ақша қажет. Аутсорсинг фирмасы осы күнделікті жұмыстың жұмыс істеуі үшін қаржыны үнемдеуге көмектеседі.

Бүгінгі материалда ALSI Bluescreen редакциясына ұйымға бюджеттің осындай қосалқы баптарын, атап айтқанда баспа инфрақұрылымын оңтайландыруға, қызмет көрсету шығындарын азайтуға және жабдықтың қызмет ету мерзімін ұзартуға қандай шешім көмектесетінін айтады.

Мұндай міндеттерді кешенді шешуді баспа аутсорсинг қызметі – Managed Print Services қамтамасыз етеді. MPS арзан бағамен үлкен артықшылықтар береді, ал негізгілері - қызмет көрсету мен қолданылатын материалдар сапасы.

Баспа аутсорсингінің түрлері

Басқарылатын баспа қызметі – бұл баспа процессін (ұйымнан - аутсорсингтік IT-компаниядан) келісімшарт негізінде беру. Бұл мүмкіндік клиенттік фирмадағы құжат айналымын едәуір жеңілдетеді. Әдетте қызметтің екі түрі бар:

• Тапсырыс берушінің баспа процессі берілген IT-компания орындаушы бола отырып, барлық қажетті жабдықты өзі төлейді.

• IT-компания кепілдік шарттары бойынша тұрақты қызмет көрсету негізінде клиенттің техникасын пайдаланады.
  

Басып шығару бюджеті туралы

Баспа функциясының шығындарына жалпы басқару шығындары, техниканы оңтайландыру (принтерлер, КФҚ), көшірме техникасы мен баспа жабдықтарына жауапты қызметкерлерге төлемдер кіреді.

Managed Print Services жағдайында орындаушы фирма тапсырыс берушідегі ағымдағы жағдайдың алдын ала аудитімен осындай міндеттерді өзіне алады.

Аудит және баспа аутсорсинг процедурасы туралы

Аудит баспа процесстерін талдауға, олармен байланысты құжаттаманы қарауға, шығындарды бағалауға және нәтижесінде оларды азайту бойынша ұсыныстар беруге мүмкіндік береді.

• Алдымен тапсырыс берушінің баспа кеңсе техникасына, оның ішінде жабдықты орнатуды қажет ететін ұйымның бөлімшелеріне қойылатын негізгі талаптары анықталады.
• Қазіргі жұмыс істеп тұрған баспа құрылымының тиімсіз тармақтары айқындалады және жойылады.
• Аутсорсинг фирмасының мамандары клиенттің сұранысына сәйкес келетін техниканы таңдайды.
• Әрі қарай - оны қажетті бөлімдерге орнату, содан кейін ол тексеріліп, оны пайдалану бойынша кеңес беріледі.

Қызметтің артықшылықтары

• Жабдықты сатып алуға біржолғы шығындардың болмауына байланысты басып шығару құнын төмендету;

• Жабдықты өздігінен жөндеудің және толтырудың қажеті жоқ;
  
• Шығын материалдарын сатып алудың қажеті жоқ;
  
• Бұзылған кезде орындаушы фирманың жедел реакциясының арқасында жабдықтың "нон-стоп" режимінде жұмыс істеуі (техникалық қолдау қызметтері);
  
• Әр түрлі баспа мәселелері бойынша кәсіби көмек;
  
• Шығыстардың барабар бабының болуы.
  

Қорытындылар. Баспа аутсорсингі ұйымның АТ қызметкерлеріне жүктемені азайтады, оның ресурстарын босатады, осылайша күш-жігерді негізгі бизнес міндеттеріне бағыттайды. Егер жабдық бұзылса, сізге мамандандырылған қызмет көрсету орталықтарын іздеудің қажеті жоқ, барлық мәселелерді аутсорсинг компаниясы шешеді, соның ішінде материалдарды іздеу және іске қосу.